○国立大学法人横浜国立大学法人文書管理規則
| (平成23年3月24日規則第20号) |
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(目的)
第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）第13条第1項の規定に基づき、国立大学法人横浜国立大学（以下「本学」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「法人文書｣ 本学の役職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、本学の役職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) ｢法人文書ファイル等｣ 本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) ｢法人文書ファイル管理簿｣ 本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4) ｢文書管理システム｣ 本学が法人文書の管理等を一元的に行うために整備・運用するシステムをいう。
(総括文書管理者)
第3条 本学に総括文書管理者1人を置く。
2 総括文書管理者は、学長が指名する理事をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設・改編・廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本学に副総括文書管理者1人を置く。
2 副総括文書管理者は、総務企画部長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者等)
第5条 本学に所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を置き、事務局の課又は室にあっては課長又は室長を、事務部にあっては事務部長又は事務長を、監査室にあっては監査室長をもって充てる。
2 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「基準」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する役職員の指導
3 前項に掲げる事務の遂行を補佐するため、文書管理担当者を置き、文書管理者が指名する。
(監査責任者)
第6条 本学に監査責任者1人を置く。
2 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査する任に当たる。
(役職員の責務)
第7条 役職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
(文書主義の原則)
第8条 役職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(別表の業務に係る文書作成)
第9条 別表に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
[別表]
(歴史的緊急事態に対応する会議等における記録の作成)
第9条の2 歴史的緊急事態（本学として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく本学全体として対応し、その教訓が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態をいう。）に本学として対応する会議その他の会合については、「行政文書の管理に関するガイドラインの細目等を定める公文書管理課長通知」（令和4年2月10日内閣府大臣官房公文書管理課長）に基づき記録を作成するものとする。
(適切・効率的な文書作成)
第10条 文書の作成にあたって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し役職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成にあたっては、常用漢字表（平成22年内閣告示第2号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第1号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第2号）及び外来語の表記（平成3年内閣告示第2号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
3 法令等の定めにより文書の紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得するものとする。
(役職員の整理義務)
第11条 役職員は、第12条及び第13条の規定に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第12条 法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第13条 文書管理者は、別表に基づき、基準を定めなければならない。
[別表]
2 第11条第1号の保存期間の設定については、基準に従い、行うものとする。
[第11条第1号]
3 基準及び前項の保存期間の設定においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第11条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
[第11条第1号]
5 第11条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
[第11条第3号]
6 第11条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算して第2項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
[第11条第3号]
7 第4項及び第6項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
(法人文書ファイル保存要領)
第14条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
2 保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 引継手続
(4) 集中管理の推進に関する方針
(5) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第15条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
2 法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理するものとする。
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「施行令」という。）第15条に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は、情報公開窓口に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
3 前項の情報公開窓口を定め、又は変更した場合は、当該窓口の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第17条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が1年以上のものに限る。）の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載にあたっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号）第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
(保存期間が満了したときの措置)
第18条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
[別表]
2 第17条第1項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
[第17条第1項]
3 総括文書管理者は、前項の同意にあたっては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第19条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして本学において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。
(保存期間の延長)
第20条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときは、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は、前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
(点検・監査)
第21条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、法人文書の管理状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）を行うものとする。
3 監査責任者は、定期に行う監査について、監査計画を定めなければならない。
4 定期に行う監査は、前項の監査計画に基づき、国立大学法人内部監査規則(平成16年規則第353号)第3条第2号第2号に定める業務監査において実施するものとする。
5 監査責任者は、第2項の随時に行う監査により必要と認められる場合には、再度の監査を行うことができる。
6 監査責任者は、監査が終了したときは、総括文書管理者に監査結果の報告を行うものとする。
7 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第22条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第23条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
(研修の実施)
第24条 総括文書管理者は、役職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第25条 文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に役職員を積極的に参加させなければならない。
(細則)
第26条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附 則
1 この規則は、平成23年4月1日から施行する。
2 第1項に掲げる施行の日から当分の間、第16条第1項中、「文書管理システム」とあるのは、「磁気ディスク」と読み替えるものとする。
3 国立大学法人横浜国立大学法人文書管理規則（平成16年規則第53号）は、廃止する。
附 則(平成23年10月20日規則第97号)
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この規則は、平成23年10月20日から施行し、平成23年4月1日から適用する。
附 則(平成24年2月10日規則第18号)
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この規則は、平成24年2月10日から施行し、平成23年4月28日から適用する。
附 則(平成25年1月24日規則第2号)
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この規則は、平成25年1月24日から施行する。
附 則(平成26年3月31日規則第51号)
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この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年4月1日規則第33号)
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この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成29年3月30日規則第70号)
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この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年3月30日規則第50号)
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この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月26日規則第35号)
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この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月30日規則第68号)
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この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月29日規則第30号)
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この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月30日規則第49号)
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この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年6月14日規則第52号)
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この規則は、令和4年6月14日から施行する。
附 則(令和5年3月30日規則第49号)
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1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
2 改正後の第10条及び第15条に規定する電子媒体による作成、取得又は体系的な管理については、全学的な電子管理の体制が整うまでの間は、紙媒体によることができる。
附 則(令和6年3月29日規則第43号)
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この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年1月30日規則第3号)
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この規則は、令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和7年3月28日規則第44号)
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この規則は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第9条、第12条、第13条及び第18条関係)
別表